In sechs Schritten zum erfolgreichen Vereinsevent
Ihr müsst keine Technikprofis sein. Wir begleiten euch bei der ersten Veranstaltung, und danach könnt ihr alles selbst.
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Zum Start
Ihr schreibt uns
Erzählt uns kurz, was ihr vorhabt: welche Veranstaltung, wann und mit wie vielen Gästen. Wir melden uns schnell und zeigen euch die Software, auf Wunsch auch per Video.
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Einrichten
Wir richten euren Vereinsbereich ein
Wir legen euren Verein an, schalten die passenden Bausteine frei und erstellen den ersten Admin-Zugang. Danach führt euch eine Checkliste durch alles Weitere, von den Produkten bis zum Saalplan.
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Vorbereiten
Ihr bereitet die Veranstaltung vor
Ihr legt Preise und Stationen an, startet den Kartenverkauf und gewinnt Helfer über eure Helferseite. Für die erste Veranstaltung könnt ihr eine Vorlage aus dem Fundus übernehmen.
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Kurz vorher
Ihr macht einen Probelauf
Ein paar Tage vorher spielt ihr den Abend einmal mit allen Geräten durch. Neue Helfer üben im Schulungsmodus. Danach weiß jeder, was er zu tun hat.
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Euer Fest
Ihr feiert
Am Abend laufen Einlass, Kasse und Tischservice auf euren Tablets und Handys. Das Dashboard zeigt euch jederzeit, wo ihr steht.
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Danach
Ihr spendet
Nach der Veranstaltung seht ihr euer Ergebnis auf einen Blick. Dann bitten wir euch um eine freiwillige Spende für unsere Hilfsprojekte. Die Höhe bestimmt ihr selbst. Mit diesem Schritt wird aus eurem Fest Hilfe für Menschen in Not.
Wohin die Spenden bisher gingen
6.015 €2025 über die Welthungerhilfe an Menschen im Sudan
5.000 €2026 an den Garango-Verein Ladenburg für einen solarbetriebenen Wasserturm in Burkina Faso
Mehr über unsere Projekte
Euer nächstes Fest steht schon im Kalender? Dann ist jetzt ein guter Zeitpunkt. Schreibt uns.
Was Vereine uns oft fragen
Was kostet die Software?
Die Software ist für euch kostenfrei, ganz ohne Abo. Wir bitten euch nach eurer Veranstaltung um eine freiwillige Spende an den Rock4Aid e.V. Die Höhe legt ihr selbst fest. Kosten entstehen euch nur für die Kartenzahlung bei SumUp, falls ihr sie nutzt.
Was brauchen wir an Technik?
Die Software läuft im Browser auf Tablets, Smartphones und Laptops, ohne Installation. Dazu braucht ihr Internet am Veranstaltungsort, zur Not über einen Handy-Hotspot. Für die Kartenzahlung braucht ihr je Kasse einen Kartenleser von SumUp.
Wir haben keine Tablets oder Kartenleser. Geht es trotzdem?
Ja. Im Einzelfall leihen wir euch Geräte für eure Veranstaltung. So könnt ihr alles ausprobieren, bevor ihr selbst etwas anschafft.
Wohin geht das Geld aus Kartenzahlung und Ticketshop?
Direkt auf euer Vereinskonto. Jeder Verein nutzt sein eigenes SumUp-Konto. Das Geld fließt nie über uns.
Wer sieht unsere Daten?
Nur ihr. Jeder Verein arbeitet in einem eigenen, getrennten Bereich. Die Daten liegen in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Mit jedem Verein schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Hilft euch unser Support, wird jeder Zugriff protokolliert, und ihr seht ihn in der Software.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Für ein Vereinsfest mit Kasse reicht meist ein Nachmittag. Mit Ticketshop und Saalplan solltet ihr ein paar Wochen vor dem Verkaufsstart beginnen, damit Zeit für Probelauf und Werbung bleibt.